Ochrona Danych Osobowych

KLAUZULA INFORMACYJNA

 W celu wypełnienia obowiązku określonego w art. 13 i 14  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE  (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych), informujemy, że:

Sąd Rejonowy w Janowie Lubelskim  dochowuje szczególnej staranności przy przetwarzaniu danych osobowych i wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzykom naruszenia praw i wolności osób fizycznych wynikającym z zakresu, charakteru, kontekstu i celów przetwarzania danych.

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych są:

•           Prezes Sądu Rejonowego w Janowie Lubelskim,

•           Dyrektor Sądu Okręgowego w Zamościu,

•           Minister Sprawiedliwości,

w zakresie realizowanych zadań oraz

•           Sąd - w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości albo realizacji zadań z zakresu ochrony prawnej.

 

Dane kontaktowe Administratorów Danych Osobowych:

 

Sąd Rejonowy w Janowie Lubelskim:

ul. Zamoyskiego 94, 23-300 Janów Lubelski, tel.: 15 872 04 49, 15 872 00 50, e-mail: administracja@janowlubelski.sr.gov.pl

 

Prezes Sądu Rejonowego w Janowie Lubelskim:

ul. Zamoyskiego 94, 23-300 Janów Lubelski, tel.: 15 872 04 49, 15 872 00 50, e-mail: administracja@janowlubelski.sr.gov.pl

 

Dyrektor Sądu Okręgowego w Zamościu:

ul. Prymas Stefana Wyszyńskiego 11, 22-400 Zamość, tel. 84 631 69 35, e- mail: dyrektor@zamosc.so.gov.pl

 

Minister Sprawiedliwości:

Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa, tel. 22 52 12 888, e-mail: kontakt@ms.gov.pl

 

2. Administrator danych, wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych w Sądzie Rejonowym w Janowie Lubelskim, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail  iod@zamosc.so.gov.pl 

3. Dane Inspektora Ochrony Danych Sądu Rejonowego w Janowie Lubelskim:

  • Ewa Gruszkiewicz – Inspektor Ochrony Danych
  • Monika Flis – Zastępca Inspektora Ochrony Danych

4. Podstawę prawną przetwarzania danych oraz okres przechowywania danych osobowych przedstawia poniższe zestawienie sporządzone wg celów przetwarzania danych:

Cel, kategorie osób

Podstawa prawna

Okres przechowywania

Sprawowanie wymiaru sprawiedliwości i ochrony prawnej - dane osobowe biegłych sądowych, lekarzy sądowych, ławników, mediatorów, stron postępowania.

art. 6 ust. 1 lit. c) oraz e) RODO

Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych;

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny;

Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny;

Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy;

Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny wykonawczy;

Ustawa z dnia 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia;

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 stycznia 2005 r. w sprawie biegłych sądowych;

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 stycznia 2016 r. w sprawie prowadzenia listy stałych mediatorów;

Ustawa z dnia 15 czerwca 2007 r. o lekarzu sądowym;

Do 50 lat w zależności od kategorii sprawy (Ustawa z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 r. w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach resortu sprawiedliwości

Zatrudnianie pracowników i sędziów  - dane osobowe pracowników, sędziów, osób rekrutowanych na wolne stanowiska pracy, praktykantów.

art. 6 ust. a), b), c) RODO

Ustawa z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych;

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy;

Ustawa z dnia 18 grudnia 1998 r. o pracownikach sądów i prokuratury;

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2015 r. o opiniodawczych zespołach sądowych specjalistów;

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 marca 2016 r. w sprawie konkursów na stanowiska kierownika i specjalisty opiniodawczego zespołu sądowych specjalistów;

Rozporządzenie MS z dnia 3 marca 2017 r. w sprawie stanowisk i szczegółowych zasad wynagradzania urzędników i innych pracowników sądów i prokuratury oraz odbywania stażu urzędniczego;

do zakończenia procesu rekrutacji (przepisy wew.)
- do 50 lat (USTAWA z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych
- Ustawa z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Świadczenie usług na podstawie umów cywilnoprawnych, prowadzenie zamówień publicznych, wystawienie rachunku i prowadzenie sprawozdawczości finansowej - dane osobowe kontrahentów.

art. 28 RODO

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych

Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości

- do czasu potrzebnego na realizację i rozliczenie umowy oraz niezbędnego do przedawnienia ewentualnych roszczeń,
- Ustawa z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia - dane osobowe pracowników, interesantów.

art. 6 ust. 1 lit. e) RODO

art. 54 § 2 Ustawy Prawo o ustroju sądów powszechnych

art. 22 2 § 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy


- do 3 miesięcy monitoring, jednakże ze względu na specyfikę Sądu oraz ograniczenia techniczne, nagrania z niektórych kamer mogą być przechowywane przez krótszy okres.

 

Cel: pozostałe cele przetwarzania danych, m.in.:

1)      archiwizacji danych w interesie publicznym,

2)      dotyczących osób pozbawionych wolności na podstawie ustawy, w zakresie niezbędnym do wykonania tymczasowego aresztowania lub kary pozbawienia wolności, świadczenia pomocy postpenitencjarnej,

3)      prowadzenia ewidencji wynikających z przepisów prawa (kuratorzy społeczni, ławnicy),

4)      prowadzenia Portalu Informacyjnego,

5)      prowadzenia sprawozdawczości i statystyk,

6)      realizacji dostępu do informacji publicznej,

7)      rozpatrywania skarg i wniosków,

8)      sprawowania nadzoru nad działalnością administracyjną sądów,

9)      realizacji zadań z zakresu działalności komorników.

 

5. Każdej osobie, której dane są przetwarzane przysługują następujące prawa:

  • dostępu do treści swoich danych na podstawie art. 15 RODO – korzystając z tego prawa mają Państwo możliwość pozyskania informacji, jakie dane, w jaki sposób i w jakim celu są przetwarzane, w zakresie, w jakim prawo to nie jest uregulowane na podstawie odrębnych przepisów np.: dostęp do akt sprawy,
  • prawo ich sprostowania na podstawie art. 16 RODO – korzystając z tego prawa mogą Państwo zgłosić do Administratora konieczność poprawienia nieprawidłowych danych lub uzupełnić niekompletne dane, w zakresie, w jakim prawo to nie jest uregulowane na podstawie odrębnych przepisów np.: w aktach spraw,
  • prawo do usunięcia danych na podstawie art. 17 RODO - korzystając z tego prawa mogą Państwo złożyć wniosek o usunięcie danych. W przypadku zasadności wniosku dokonamy niezwłocznego usunięcia danych. Prawo to nie dotyczy jednak sytuacji, gdy dane osobowe przetwarzane są do celów związanych z wywiązywaniem się z prawnych obowiązków administratora lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi. Jeżeli żądanie usunięcia danych będzie dotyczyło danych przetwarzanych do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych – Administrator może odmówić jego realizacji, jeżeli takie żądanie, uniemożliwi lub poważnie utrudni realizację celów takiego przetwarzania;
  • prawo do ograniczenia przetwarzania na podstawie art. 18. RODO- korzystając z tego prawa mogą Państwo złożyć wniosek o ograniczenie przetwarzania danych, w razie kwestionowania prawidłowości przetwarzanych danych. W przypadku zasadności wniosku możemy dane jedynie przechowywać. Odblokowanie przetwarzania może odbyć się po ustaniu przesłanek uzasadniających ograniczenie przetwarzania. Mogą również Państwo zażądać, abyśmy przedłużyli okres przechowywania danych osobowych, sprzeciwiając się tym samym ich usunięciu.
  • prawo do przenoszenia danych na podstawie art. 20 RODO– ma zastosowanie jedynie w przypadkach jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody lub na podstawie umowy i jest ono dokonywane w sposób zautomatyzowany. Prawo to nie ma zastosowania do przetwarzania, które jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi. W uzasadnionych przypadkach mają Państwo prawo żądania, by dane osobowe zostały przesłane przez administratora bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.
  • prawo wniesienia sprzeciwu na podstawie art. 21 RODO – korzystając z tego prawa mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, jeżeli są one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit e lub f. RODO (prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny). Po przyjęciu wniosku w tej sprawie jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, w szczególności gdy ma to związek z przetwarzaniem do celów badań naukowych, historycznych lub statystycznych.
  • prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie na podstawie art. 7 ust. 3 RODO – jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Państwa zgody można ją  w dowolnym momencie wycofać, jednakże nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonał Administrator przed jej cofnięciem.

W/w prawa osób Sąd realizuje na wniosek lub żądanie osoby, której dane dotyczą. Wnioski lub żądania dotyczące realizacji w/w praw, za wyjątkiem prawa dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawa do cofnięcia zgody, wymagają uzasadnienia.

W celu uzyskania ogólnych informacji o sposobie i zakresie przetwarzania danych osobowych Sąd dopuszcza wszelkie powszechnie dostępne środki komunikacji, natomiast w sprawach, w których udzielenie informacji bądź zrealizowanie prawa osoby uzależnione jest od uprzedniego zweryfikowania jej tożsamości, zaleca się korzystanie ze środków komunikacji gwarantujących taką możliwość, tj.

  • złożenie wniosku lub żądania w tradycyjnej formie pisemnej na dzienniku podawczym w siedzibie Sądu;
  • przesłanie wniosku lub żądania pocztą w tradycyjnej formie na adres siedziby Sądu;
  • przesłanie wniosku lub żądania mailem lub na Elektroniczną Skrzynkę Podawczą Sądu `w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.

Każdy wniosek powinien zawierać co najmniej: wskazanie osoby której dotyczy, jej adres, treść wniosku oraz podpis (własnoręczny lub kwalifikowany /profil zaufany ePUAP).

Każdy wniosek podlega rozpatrzeniu, a osoba składająca wniosek w terminie do 30 dni otrzyma odpowiedź o zakresie i sposobie jego realizacji.    

  1. Jeśli osoba, której dane dotyczą uzna, że przetwarzanie jej danych dokonywane jest z naruszeniem przepisów prawa, może wnieść skargę do organu nadzorczego, przy czym:

a)       organem nadzorczym w stosunku do przetwarzania danych dokonywanego przez Sąd w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości oraz realizacji zadań z zakresu ochrony prawnej jest: Sąd Apelacyjny w Lublinie 

b)      w pozostałych przypadkach organem nadzorczym jest: Urząd Ochrony Danych Osobowych.

  1. Zakres danych niezbędnych do załatwienia spraw, w których Sąd jest organem właściwym, określony jest wprost lub wynika z przepisów prawa. Skutki odmowy podania danych określają przepisy prawa, a w szczególności odmowa podania danych może skutkować odmową wszczęcia postępowania lub załatwienia sprawy.
  2. Dostęp do Pani/Pana danych osobowych – wewnątrz struktury organizacyjnej Sądu - będą mieć wyłącznie upoważnieni przez Sąd pracownicy i tylko w niezbędnym zakresie. W pewnych sytuacjach Pani/Pana dane osobowe mogą być ujawniane przez Sąd odbiorcom poza strukturą Sądu. Zawsze w takiej sytuacji Sąd dokładnie bada podstawę prawną ujawnienia danych osobowych.
  3. Sąd nie dokonuje profilowania osób, których dane przetwarza, nie przetwarza danych w sposób zautomatyzowany, którego skutkiem miałoby być podejmowanie decyzji.
  4. Sąd przetwarza dane w systemach informatycznych. W celu doskonalenia technologii przetwarzania danych, podnoszenia poziomu bezpieczeństwa polegającego na zapewnieniu poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania Sąd korzysta ze wsparcia wyspecjalizowanych podmiotów zewnętrznych świadczących usługi z zakresu IT.

 

Rejestr zmian dla: Ochrona Danych Osobowych

Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy w Janowie Lubelskim
Wytworzył:
b/d
Opublikował:
Zbigniew Muda
Dokument z dnia:
2019-07-26
Publikacja w dniu:
2019-07-26
Opis zmiany:
b/d
Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy w Janowie Lubelskim
Wytworzył:
b/d
Opublikował:
Administrator
Dokument z dnia:
2019-04-23
Publikacja w dniu:
2019-04-23
Opis zmiany:
b/d
Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy w Janowie Lubelskim
Wytworzył:
b/d
Opublikował:
Administrator
Dokument z dnia:
2019-04-23
Publikacja w dniu:
2019-04-23
Opis zmiany:
b/d